Nhiều doanh nghiệp đang xem xét việc chuyển đổi trí tuệ nhân tạo (AX). Tuy nhiên, hiện tại, nhiều người vẫn chỉ hiểu đơn giản là "thử nghiệm công cụ AI" hoặc "tự động hóa công việc bằng AI". Nhưng tự động hóa và AX là hai khái niệm khác nhau. Trong khi tự động hóa chỉ thay thế một số bước trong quy trình công việc hiện tại bằng máy móc, AX bắt đầu từ câu hỏi "Nếu AI có thể làm được, thì công việc này sẽ được thiết kế như thế nào ngay từ đầu?" và tái cấu trúc cách làm việc.
Câu hỏi đầu tiên khi xem xét AX thường là "Có thể giảm bao nhiêu nhân sự?" Tuy nhiên, nếu bắt đầu từ câu hỏi này trong tổ chức tài chính, thường sẽ dẫn đến sự thất vọng. Số tiền tiết kiệm thường thấp hơn mong đợi. Nếu tiết kiệm chi phí là để cải thiện lợi nhuận ngay lập tức, thì thay đổi cấu trúc tài chính là việc tạo ra nền tảng cho doanh nghiệp có thể xử lý nhiều giao dịch và hoạt động hơn trong tương lai. AX trong đội ngũ tài chính thuộc về loại đầu tư sau.
Khi doanh nghiệp phát triển, các dòng tiền vào và ra ngày càng tăng. Các kênh bán hàng mới xuất hiện, hệ thống giá cả trở nên đa dạng hơn, và số lượng đối tác và quốc gia cần thanh toán cũng tăng lên. Đối với các bộ phận kinh doanh, đây là một cơ hội mới, nhưng đối với đội ngũ tài chính, đó là một thách thức hoàn toàn khác.
Mỗi khi có một dòng tiền mới, nhân viên tài chính phải đầu tiên hiểu rõ dữ liệu mới đó có ý nghĩa gì. Họ cần phân tích từng mục chi phí, doanh thu thuần và thời điểm mà các con số này được tổng hợp. Sau đó, họ phải chuyển đổi chúng theo tiêu chuẩn kết thúc của công ty, theo dõi các con số không khớp cho đến cùng, và chuẩn bị chứng cứ để giải thích nguồn gốc của các con số khi kiểm toán.
Hầu hết các quy trình này đều được thực hiện bằng tay trên Excel. Do đó, khi giao dịch tăng lên, Excel sẽ gặp phải giới hạn đầu tiên. Tập tin trở nên nặng nề và công thức bị hỏng, khiến công việc phải được chia nhỏ và thực hiện nhiều lần hơn. Cấu trúc công việc không phải là khó khăn hơn mà là phải lặp lại cùng một công việc nhiều lần hơn.
Kết quả là hai vấn đề xảy ra đồng thời. Chi phí nhân công tiếp tục tăng nhưng số lượng nhân viên lại không đủ. Đây cũng là lý do khiến đội ngũ tài chính thường xuyên thay đổi nhân sự. Vấn đề là tiêu chuẩn kết thúc và cách xử lý ngoại lệ thường không được ghi chép mà nằm trong đầu của người phụ trách. Khi người đó rời đi, người tiếp theo phải học lại từ đầu. Kinh nghiệm không được tích lũy trong tổ chức, vì vậy dù có tuyển dụng thêm người, khả năng xử lý của đội ngũ cũng không tăng lên tương ứng.
Mặc dù thông báo tuyển dụng cho đội ngũ tài chính luôn mở, nhưng thực tế, phạm vi công việc mà họ có thể đảm nhận không khác nhiều so với vài năm trước. Cuối cùng, vấn đề không phải là thiếu nhân lực mà là mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, năng lực của đội ngũ lại trở về điểm xuất phát.
Thậm chí còn có một tổn thất lớn hơn so với việc không đủ nhân sự. Đối với một đội ngũ đã chạm đến giới hạn chỉ với việc kết thúc công việc, việc có thêm dòng tiền mới chỉ là gánh nặng thêm. Do đó, khi xem xét việc gia nhập kênh mới hoặc mô hình kinh doanh mới, đội ngũ tài chính thường tỏ ra thận trọng. Điều này không phải vì đội ngũ tài chính bảo thủ, mà là một quyết định hợp lý để bảo vệ tổ chức bằng cách không nhận thêm công việc không thể xử lý. Tuy nhiên, cái giá phải trả là những cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ và sự chậm trễ trong việc thâm nhập thị trường.
Hãy xem xét hai công ty có quy mô doanh thu tương đương. Một công ty có thể phản ứng với cơ hội mới trong vòng một tháng, trong khi công ty kia mất hai quý. Bảng tính lợi nhuận hôm nay có thể không khác biệt nhiều, nhưng nếu sự khác biệt này lặp lại, giá trị của hai công ty sẽ không thể không khác nhau trong ba năm tới. Khả năng chấp nhận và kết nối các kênh, doanh nghiệp và thị trường mới nhanh chóng sẽ quyết định khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp, và một trong những nền tảng hỗ trợ điều này chính là cấu trúc tài chính.
Điểm mà AX trong tài chính thay đổi chính là ở đây. Không phải là giảm bớt vài nhân viên, mà là biến đội ngũ tài chính từ một bộ phận đánh giá sự tăng trưởng thành một bộ phận hỗ trợ sự tăng trưởng. Khi có cơ hội kinh doanh mới, thay vì làm chậm tốc độ do gánh nặng công việc tài chính, họ tạo ra một cấu trúc có thể xử lý các công việc và doanh nghiệp đang gia tăng bằng lực lượng hiện có. Thời gian dành cho việc điều chỉnh số liệu sẽ được chuyển sang phân tích lợi nhuận và kiểm tra rủi ro thanh toán.
Tôi muốn đưa ra một lưu ý. Cách tiếp cận đặt mục tiêu hoàn toàn tự động hóa trong lĩnh vực tài chính là điều nguy hiểm. Một sai sót có thể làm mất lòng tin. Mục tiêu của AX tài chính được thiết kế tốt không phải là 100% tự động mà là phân biệt chính xác giữa những gì cần được xác nhận bởi con người và những gì không cần. Việc chỉ ra chính xác 5% cần xem xét còn mạnh mẽ hơn nhiều so với việc cố gắng đạt 100% và mất đi lòng tin.
Câu hỏi mà tôi muốn gửi đến các nhà quản lý là: Khi có cơ hội mới được thảo luận, đội ngũ tài chính của chúng ta có biểu hiện như thế nào? Nếu biểu hiện đó không phải là sự vui mừng mà là gánh nặng, thì điều đó có nghĩa là cấu trúc tài chính đang quyết định tốc độ tăng trưởng. Đây là thời điểm mà đội ngũ tài chính cần được nhìn nhận như một khoản đầu tư để nâng cao khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp.
* Bài viết này được dịch tự động bằng AI.
© Bản quyền thuộc về Thời báo Kinh tế AJU & www.ajunews.com: Việc sử dụng các nội dung đăng tải trên vietnam. kyungjeilbo.com phải có sự đồng ý bằng văn bản của Aju News Corporation.